Privacy verklaring
1. Wat hebben we nodig
Ons Beleid Bescherming Persoonsgegevens regelt het gebruik en de opslag van uw gegevens. Deze privacyverklaring beschrijft welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen zoals voorgeschreven in de General Data Protection Regulation.
B&D Services bvba is een Verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die u (betrokkene) ons levert. We verzamelen mogelijks de volgende soorten gegevens van u:
- Voor- en familienaam,
- Voor- en familienaam partner en/of reisgezellen
- Bedrijfsnaam, -adres & BTW nummer
- Adres (straat, nummer, postcode, gemeente/stad, land)
- Geboortedatum (idem van partner en/of reisgezel)
- Email adres
- nummerplaat
- Vast nummer / mobiel nummer / faxnummer
- Kredietkaartnummer & - vervaldatum indien deze genoodzaakt zijn voor voorafbetaling of garantie
- Huwelijksverjaardag
- Kamervoorkeuren (zoals maar niet beperkt tot: ligging, bedtype, badkameruitrusting,…)
- Uw IP-adres
Informatie over Uw verblijf zoals aankomst- en vertrekdatum, speciale verzoeken, opmerkingen over service-voorkeuren inclusief kamer-voorkeuren of andere gebruikte diensten
Informatie die u verstrekt met betrekking tot uw voorkeuren voor marketing of in het kader van uw deelname aan enquêtes, wedstrijden of promoties
2. Waarom hebben we uw gegevens nodig
Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor onze standaard bedrijfsvoering en het uitoefenen van onze diensten. Dit ligt in lijn met artikel 6 van de GDPR die het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke omschrijft.
We hebben uw persoonsgegevens nodig omwille van de volgende redenen:
- het noteren en verwerken van reserveringen
- persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst van opdracht, doorgaans bestaande uit een verblijf in het hotel.
- het kunnen voorleggen van identificatiedocumenten
- het identificeren van eigenaars van voertuigen op onze parking
- het vereenvoudigd en snel communiceren met een (terugkerende) gast
- het leggen van de grondslag voor alle nodige en toekomstige communicatie
- het uitvoeren en verwerken van financiële transacties (voorschotten, vereffeningen, terugbetalingen,…)
- het koppelen van verschillende (kamer-)reserveringen voor gezamenlijke rekeningen
- het uitsturen van nieuwsbrieven aan gasten/bezoekers/bezoekers van de website die zich hiervoor inschreven of hiermee akkoord gingen
- Verzamelen van adressen en e-mailadressen met als doel het communiceren van aanbiedingen en nieuwsbrieven
- het opsturen van documentatie (bevestigingen, facturen, vouchers,…)
- het aangaan van telefonisch contact betreffende een boeking e.a. communicatie gerelateerd aan de normale bedrijfsvoering
- uitvoeren van betalingen op afstand op basis van kredietkaartgegevens
- het kunnen commercieel omspringen met bijvoorbeeld een verjaardag of huwelijksverjaardag
- het correct kunnen factureren ten aanzien van de gast
- om klantenservice te verlenen
- om u per mail uit te nodigen om een gastbeoordeling te schrijven na uw verblijf. Dit kan andere reizigers helpen om de accommodatie te kiezen die het beste bij hen past.
- Professioneel contact via telefoon, email, enz.
- Als u een online reservering nog niet heeft voltooid, kunnen wij u een herinnering sturen om verder te gaan met reserveren. Deze extra service is volgens ons nuttig voor u, omdat het u in staat stelt om verder te gaan met een reservering zonder dat u opnieuw naar de accommodatie hoeft te zoeken of alle reserveringsgegevens weer hoeft in te vullen
- Juridische doeleinden: in bepaalde gevallen moeten we uw gegevens gebruiken om juridische geschillen te behandelen en op te lossen, voor onderzoeks- en nalevingsdoeleinden van de wet en regelgeving
- ·Detectie en preventie van fraude: we kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor het opsporen en voorkomen van fraude en andere illegale of ongewenste activiteiten
- ·Verbeteren van onze diensten: tot slot gebruiken we uw persoonsgegevens voor analytische doeleinden, om onze services te verbeteren, de gebruikerservaring te verbeteren en om de functionaliteit en kwaliteit van onze online reisdiensten te verbeteren.
Om uw gegevens zoals hierboven beschreven te verwerken, baseren we ons op de volgende juridische grondslagen:
Uitvoering van een Contract: Het gebruik van uw gegevens kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het contract dat u bij ons heeft. Als u bijvoorbeeld gebruik maakt van onze diensten om online een reservering te maken, zullen wij uw gegevens gebruiken om onze verplichting na te komen om die reservering te voltooien en te beheren onder het contract dat wij met u hebben.
Rechtmatig belang: We kunnen uw gegevens gebruiken voor ons rechtmatig belang, zoals u voorzien van de best passende inhoud voor de website, e-mails en nieuwsbrieven, en om onze producten en diensten en de inhoud van onze website te verbeteren en promoten. We kunnen uw gegevens ook gebruiken voor administratieve en juridische doeleinden en voor het opsporen van fraude.
Toestemming: we mogen met uw toestemming uw persoonsgegevens voor bepaalde directe marketingdoeleinden gebruiken. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen met ons via één van de adressen onderaan deze Privacyverklaring.
Voor alle gebruikte gegevens werken wij ook noodzakelijkerwijs met verschillende partners en servers. Het ter plaatse verwerken van gegevens wordt uitzonderlijk uitgevoerd door de zaakvoerders en de hiertoe opgeleide en gesensibiliseerde receptionisten.
3. Digitale Media
Onze website www.hotelvillaselect.be maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologie. Cookies zorgen ervoor dat uw surfcomfort bij het bezoeken van onze website verhoogt. Bv. Het niet herhaaldelijk dezelfde informatie ontvangen of moeten invoeren. U kan zelf beslissen of u al dan niet met uw browsers de cookies accepteert. Het niet accepteren kan de website minder optimaal laten functioneren
Op de website van Hotel Villa Select worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Hotel Villa Select gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.
Hotel Villa Select maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op hun servers. Lees meer over het privacybeleid van Google Analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan Hotel Villa Select te kunnen verstrekken en om informatie over de effectiviteit van campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Hotel Villa Select heeft hier geen invloed op. Hotel Villa Select heeft Google geen toestemming gegeven om via Hotel Villa Select verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
Het bedrijf beschikt over een bedrijfspagina op LinkedIN, Facebook, Instagram, … Deze platformen worden enkel gebruikt om bedrijfscommunicatie en marketing te voeren. U bent als betrokkene vrij om al dan niet onze social media platformen te volgen.
U kan zich vrij aanmelden voor onze nieuwbrief, dit is gebaseerd op een ongedwongen toestemming. Wij houden uw toestemming bij in onze databanken. De data die u ingeeft om onze nieuwsbrief te ontvangen houden wij bij in ons gecentraliseerde database en wenden wij verder aan voor onze activiteiten, gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Hotel Villa Select als verwerkingsverantwoordelijke. U heeft telkens de mogelijkheid om u uit te schrijven op onze nieuwsbrief. Uitschrijven brengt niet automatisch met zich mee dat uw gegevens worden verwijderd uit onze database.
4. Wat doen we met uw gegevens
Uw persoonsgegevens worden verwerkt in B&D Services bvba, Walckierstraat 7, 8660 De Panne, gevestigd in Belgie.
Hotel Villa Select verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Diensten van derden: Wij kunnen serviceproviders gebruiken om uw persoonlijke gegevens strikt in onze naam te verwerken. Dit heeft bepaalde doeleinden (zie eerder). Deze diensten van derden/verwerkers hebben een geheimhoudingsplicht en het is niet toegestaan uw gegevens te gebruiken voor andere doeleinden.
Wij delen gegevens met derden onder bovengenoemde principes met
Stardekk - Cubilis Baron Ruzettelaan 25, 8310 Brugge. Cubilis is een product van Stardekk. Wij gebruiken deze dienst om U toe te staan op een veilige manier een reservering te maken of beschikbaarheid en prijzen op te zoeken.
HTS – MOTICA: Hosting en opslag van uw gegevens vindt plaats bij MOTICA N.V., Schaarbeeklei 690, 1800 Vilvoorde, eveneens gevestigd in België. Zij zijn onze PMS- en cloud-leverancier voor het beheren van de reserveringen en het opmaken van facturen.
Combell NV, Skaldenstraat 121, 9042 Gent, BE 0541977701, zorgt voor de webhosting. Het is de plaats waar onze website staat. Combell beheert onze e-mail server waar ook uw mail wordt verwerkt.
BDO, Accent Business Park, Kwadestraat 153 - Box 5, 8800 Roeselare, is onze bedrijfsrevisor en beheert onze boekhouding.
Worldline
Worldline SA/NV, Haachtsesteenweg 1442, 1130 Brussel
is de verwerker van onze betalingen via kredietkaart.
Geen derde partij leveranciers hebben toegang tot uw gegevens, tenzij dat specifiek vereist is bij wet.
5. Hoe lang bewaren we uw gegevens
Wij bewaren uw documenten voor 10 jaar sinds uw laatste bezoek volgens ons beleid voor het Bewaren van Gegevens. Na deze periode, zullen uw inmiddels 10 jaar ongebruikte persoonsgegevens onomkeerbaar worden vernietigd. Alle persoonsgegevens door ons bewaard voor marketing- en service-updateberichtgeving zal door ons worden bewaard totdat u ons op de hoogte stelt dat u niet langer deze informatie wilt ontvangen.
6. Minimale gegevensverwerking
De persoonsgegevens die wij verzamelen zijn correct en dienen enkel voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor onze bedrijfsvoering.
7. Automatische verwerking & profiling
Hotel Villa Select doet niet aan profiling, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgebonden gegevens die een profiel schetsen van de betrokkene.
8. Wat zijn uw rechten?
Uw rechten als betrokkene zijn:
- Recht op inzage
- Recht op wijziging van gegevens
- Recht op gegevenswissing
- Recht op dataoverdracht
- Recht van bezwaar
- Recht op beperking van de verwerking
Hotel Villa Select neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Hotel Villa Select verzamelde persoonsgegevens, of in het geval dat u een klacht heeft over hoe wij uw persoonsgegevens hebben behandeld, neem dan contact op met de DPO of IVC via
Indien u nog steeds vindt dat uw persoonsgegevens niet juist zijn behandeld volgens de wet, neemt u dan contact op met de Privacy Commissie – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T: 0032 2 274 48 00 of
